/ Gestión de proyectos · IA
AI-PM
El papel de project manager, asistido por IA
La definición del proyecto ya está en el material que has recibido. El problema es leerlo entero, acordar qué entra y qué queda fuera, y mantenerlo vivo hasta el cierre.
- 01Le das a AI-PM todo el material del proyecto (propuestas, actas, correos, notas), en su carpeta o por chat, y le dices qué quieres: generar la ficha, hacerle una consulta… Eso es lo que pone tu equipo por delante.
- 02AI-PM lo lee todo, lo ordena en un esqueleto de proyecto de nueve secciones y propone el alcance, las concesiones, los riesgos y el plan en tareas con estimación a tres puntos: la cadena entera, con los números calculados por código y cada dato con su fuente.
- 03Validas la propuesta y obtienes la ficha técnica del proyecto. A partir de ahí, la misma cadena te da el estado real, el veredicto de cada cambio de alcance y la memoria de cierre. Las decisiones siguen siendo tuyas: el agente propone, no aprueba.
/ Ficha técnica
- Ámbito
- Dirección y gestión de proyectos · definición de alcance, planificación y seguimiento
- Cliente
- Empresas donde el rol de PM lo asume alguien que ya tiene otras responsabilidades: dirección de proyectos, responsables de área y equipos de entrega
- Entrada
- Material del proyecto en la carpeta designada o por chat (propuestas, actas, correos, notas), el Excel de seguimiento con horas y avance, y las decisiones del PM
- Salida
- Ficha técnica del proyecto con alcance dentro y fuera, supuestos, concesiones, interlocutores, riesgos y plan estimado a tres puntos; documento de estado y vida; veredicto de cambios de alcance y memoria de cierre. La ficha, en Markdown y HTML (PDF si lo pides); el Excel, solo para las tareas: avance real frente al estimado.
01
Definición
¿Qué es AI-PM?
AI-PM es la solución de gestión de proyectos con IA de MV Dataworks: un agente de IA que hace de Project Manager sobre el material real de un proyecto. Lee lo que se deja en la carpeta del proyecto o se le pasa por chat, ya sean propuestas, actas de reunión, correos o notas, y lo reparte en un esqueleto común de nueve secciones que sirve para cualquier proyecto. Sobre esa base propone la definición: qué problema resuelve, qué entra en el alcance, qué queda fuera, qué supuestos se dan por buenos y qué concesiones hay que aceptar. Después desglosa el plan en tareas, cada una con una estimación optimista, otra probable y otra pesimista, y con sus entregables y dependencias.
Todo ese recorrido, del documento suelto al plan, se ejecuta como un único proceso encadenado. La intervención humana se concentra en dos momentos: aportar el material y las decisiones al inicio, y validar la propuesta al final. Una vez arrancado el proyecto, la misma cadena mantiene al día el estado real, emite el veredicto de cada cambio de alcance, anota cada modificación en el documento de estado y vida y cierra con la memoria del proyecto y su coste real. El diseño sigue una regla: el modelo pone el criterio y el código pone la aritmética.
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/ La definición completa, no solo lo que estaba escrito
Alcance dentro y fuera, supuestos, restricciones, criterios de éxito, concesiones, huecos por cerrar y riesgos, cada uno con su fuente y su nivel de confianza.
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/ El alcance, con sus concesiones a la vista
No promete contentar a todos: busca el punto de consenso máximo y deja cada concesión escrita, con su motivo y a quién afecta.
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/ El plan, estimado a tres puntos
Tareas con estimación optimista, probable y pesimista, sus entregables y sus dependencias. Los totales los calcula el código, no el modelo.
-
/ Una cadena, no una plantilla en blanco
Del material al plan en un solo flujo, y del plan al cierre con la misma cadena. El esqueleto es genérico y se reutiliza proyecto tras proyecto.
02
El problema
Qué resuelve
Cuatro problemas de la gestión de proyectos en empresas pequeñas y medianas: el material está disperso y nadie lo lee entero, el alcance se da por sabido y nunca se escribe, cada cambio se re-estima a ojo y sin dejar rastro, y el plan y la realidad viven en documentos que se desincronizan.
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01
El material está disperso y nadie lo lee entero
La información del proyecto llega en propuestas, actas, correos y notas, y quien hace de PM ya tiene otras responsabilidades. AI-PM lee todo el material del proyecto en cada ciclo, en la carpeta o por chat, y lo reparte en un esqueleto de nueve secciones, con una imagen única sobre la que decidir.
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02
El alcance se da por sabido y nunca se escribe
Lo que queda fuera, los supuestos que se están dando por buenos y las concesiones que alguien va a tener que aceptar casi nunca están en ningún documento: aparecen tarde, cuando ya son un conflicto. AI-PM los infiere del material, los presenta siempre como propuesta y nunca como hecho, y los saca a confirmar.
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03
Cada cambio se re-estima a ojo
Una reunión cambia el proyecto y nadie sabe cuánto de lo hecho sobrevive. AI-PM evalúa primero la magnitud del cambio en cuatro niveles y entrega el desglose: qué tareas sobreviven, cuáles caen, cuáles nacen y cuánto retrabajo supone volver sobre trabajo ya pagado.
-
04
El plan y la realidad se desincronizan
Lo planificado y lo que está pasando acaban en el mismo documento, y deja de saberse qué cambió por decisión y qué cambió por observación. AI-PM lo parte en dos documentos. La ficha técnica recoge lo acordado: solo cambia por decisión y se versiona. El documento de estado y vida recoge lo observado, que cambia en continuo.
03
Fases
Cómo funciona
Dos fases. La primera parte del material del proyecto y lo convierte en la definición y el plan acordados; la segunda mantiene vivo ese acuerdo frente a la realidad: horas reales, avance, cambios de alcance y cierre. Las dos se ejecutan como una sola cadena, sin pasos manuales entre medias, y el circuito se cierra con la validación del PM: sin aprobación humana no hay ficha vigente, y sin ficha vigente no hay estado que reportar.
Fase 1 · La definición
Del material del proyecto a la ficha técnica
- 01Toma el material que le pasa el PM, en la carpeta del proyecto o por chat, sean Word, PDF, correos o notas, y lo lee entero, no por muestreo.
- 02Reparte cada dato en el esqueleto de nueve secciones: identificación, interlocutores, definición, plan, estado, riesgos, cuestiones abiertas, vida del proyecto y conocimiento.
- 03Propone lo que no está escrito: alcance fuera, supuestos y concesiones, cada uno marcado con su nivel de confianza y la fuente de la que sale.
- 04Desglosa el plan en tareas con estimación a tres puntos, entregables y dependencias, y deja explícita la lista de huecos: lo que falta por confirmar para cerrar la definición.
- 01 · Lectura del material del proyecto (carpeta o chat)Aplicado
- 02 · Reparto en el esqueleto de nueve seccionesAplicado
- 03 · Propuesta de alcance, supuestos y concesionesAplicado
- 04 · Desglose en tareas con estimación a tres puntosAplicado
- 05 · Lista explícita de huecos de definiciónAplicado
Documentos de origen
material del proyecto
La verdad acordada
ficha técnica v1
Captura del producto · el material del proyecto convertido en ficha técnica con su alcance y su plan
Fase 2 · La vida del proyecto
Del acuerdo al cierre
- 01El PM aporta lo nuevo: el acta de una reunión, el Excel de seguimiento con horas y avance, o el fichero de horas del sistema de fichajes.
- 02Ante un cambio, emite el veredicto de magnitud en cuatro niveles y el brief de impacto: si es viable, a qué afecta y cuántas horas añade. No re-estima nada a ciegas.
- 03Trata cada tarea según su estado real: lo no empezado se re-estima libre, lo que está en curso se re-estima entero y lo que ya está hecho no se re-estima nunca. Si el cambio lo toca, rehacerlo aparece como una tarea nueva de retrabajo.
- 04Mantiene el documento de estado y vida: el avance, las horas consumidas, los desvíos y el coste proyectado, y el registro de cada cambio con su fecha, qué cambió, por qué y quién lo decidió, si se sabe. Al terminar produce la memoria de cierre con el coste real reconciliado y las lecciones.
Veredicto de magnitud
| Nivel 0 · info | los documentos aclaran; actualiza la ficha sin re-baseline |
|---|---|
| Nivel 1 · menor | propone ficha v+1 con un ajuste localizado |
| Nivel 2 · parcial | propone v+1 con el desglose: qué sobrevive, cae y nace |
| Nivel 3 · total | propone una ficha nueva con otro planteamiento; explica los cambios y pide permiso |
Lo nuevo que aporta el PM
actas · horas
avance declaradoLa realidad observada
estado real
+ coste proyectado
Captura del producto · el veredicto de un cambio de alcance; los valores dependen de cada proyecto
Menos plantillas en blanco. Más proyectos definidos.
Compártenos cómo llega hoy el material de tus proyectos y qué necesitas tener escrito antes de arrancar, y valoramos contigo la viabilidad de definirlos y seguirlos con AI-PM.
04
Automatización
Del material al plan, en una sola cadena
Lo que abarata la gestión de proyectos no es la herramienta: es no tener a alguien encadenando a mano la lectura del material, el reparto de la información, la redacción del alcance y el desglose en tareas para cada proyecto y cada revisión. En AI-PM ese recorrido está automatizado de extremo a extremo. Quedan dos intervenciones humanas, y son las dos que deben seguir siendo humanas: aportar el material y las decisiones, y validar la propuesta.
Entrada · manual
El PM le pasa el material, en la carpeta del proyecto o por chat, y le dice qué quiere: generar la ficha, hacerle una consulta…
- 01Lectura del material del proyecto (carpeta o chat)
- 02Recuperación de la ficha vigente y de sus versiones
- 03Reparto de cada dato en las nueve secciones
- 04Propuesta de alcance: dentro, fuera, supuestos y concesiones
- 05Detección de tensiones y de los riesgos que se derivan
- 06Desglose en tareas con estimación a tres puntos
- 07Cálculo por código de totales, esfuerzo esperado y coste
- 08Lectura de horas reales y del avance declarado
- 09Generación de los documentos y devolución al canal
Salida · manual
El PM revisa, aprueba o corrige, y decide sobre lo que el agente le eleva
Captura del producto · la misma cadena para otro proyecto o para una nueva revisión
Qué cambia en el coste
El esfuerzo deja de escalar con cada revisión
- Revisar el alcance o evaluar un cambio es otra ejecución, no otro proyecto
- El grueso del trabajo deja de ser horas de PM releyendo material y rehaciendo plantillas
- El esqueleto se reutiliza y se adapta a cualquier proyecto, sin partir de una plantilla en blanco
- Sin manipulación manual, no hay variabilidad entre personas ni entre revisiones
- El tiempo humano se concentra donde decide: la validación y el criterio
El coste depende del número de proyectos, del volumen de material por proyecto y de si hay que construir un adaptador nuevo o usar uno existente; se cierra por proyecto sobre esas variables.
Dónde sigue haciendo falta una persona
Al principio y al final, a propósito
- Aportar el material del proyecto y las decisiones que no están escritas en ningún sitio
- Confirmar los supuestos y aceptar o rechazar las concesiones que el agente propone
- Validar el alcance y el plan antes de darlos por buenos
- Decidir qué se hace con lo que el agente eleva: un cambio de alcance, un desvío, una contradicción
Automatizar el procesado no es automatizar el criterio: qué alcance es razonable y si un plan es defendible siguen siendo decisiones de un responsable. El agente propone y escala; la autoridad es del PM humano.
05
Confianza
Trazabilidad y control
AI-PM produce el documento sobre el que se firma y se factura un proyecto. Ni el resultado ni el camino hasta él pueden ser una caja negra.
Trazabilidad
Cada dato dice de dónde sale
- Cada campo de la ficha lleva su fuente y su nivel de confianza: alta, media o baja
- Lo que el agente infiere se marca como propuesta, nunca se afirma como hecho
- Lo que falta no se omite: aparece como hueco explícito, con quién debe resolverlo
- La ficha se versiona y la vida del proyecto registra cada cambio con su porqué
La validación humana es obligatoria: es lo que convierte una propuesta en la ficha vigente del proyecto, y sin ella no hay definición que entregar.
Control
El agente propone, nunca aprueba
- Lo mecánico lo resuelve solo; todo lo de alto impacto lo eleva al PM y espera decisión
- No opera desatendido: cada ciclo lo dispara una persona, sin vigilancia en segundo plano
- Solo ve lo que el PM le deja en la carpeta, y actúa con su identidad: no alcanza nada que el PM no alcance
- Los números los calcula el código: dos ejecuciones sobre los mismos datos dan las mismas cifras
Ningún resultado es una caja negra: siempre se puede reconstruir de qué material y con qué supuestos salió cada dato, lo que permite auditarlo y comparar versiones de la ficha.
06
La pregunta
¿Por qué no basta con una plantilla y una hoja de cálculo?
El problema no es rellenar campos. Es que el material no se lee entero, que lo que queda fuera del alcance y los supuestos no llegan a escribirse nunca, y que un cambio a mitad de proyecto se re-estima a ojo sin dejar rastro de qué sobrevive y qué hay que rehacer. Una plantilla hereda todo ese trabajo manual en cada revisión, y una hoja de cálculo no sabe de dónde salió cada número. AI-PM no rellena una plantilla: lee el material, propone la definición con la fuente de cada dato, calcula los números por código y mantiene la ficha y el estado como dos documentos vivos con su historial.
| Criterio | Plantilla + hoja de cálculo | / AI-PM |
|---|---|---|
| Lectura del material | Lo que da tiempo a leer | Todo el material, entero, en cada ciclo |
| Alcance fuera y supuestos | Se dan por sabidos | Propuestos y marcados para confirmar |
| Concesiones | Implícitas, salen tarde | Escritas, con motivo y a quién afectan |
| Estimación | Un número por tarea | Tres puntos: optimista, probable y pesimista |
| Un cambio a mitad | Se re-estima a ojo | Veredicto de nivel con qué sobrevive, cae y nace |
| Trazabilidad | Difícil de reconstruir | Cada dato con su fuente y su confianza |
| Otro proyecto | Otra plantilla en blanco | La misma cadena y el mismo esqueleto |
Las dos capas de AI-PM
El núcleo · genérico y reutilizable
El esqueleto de proyecto, los modos de trabajo, el reparto entre criterio del modelo y aritmética del código, y las herramientas de lectura y cálculo. No cambia entre empresas: es lo que hace que la cadena sirva para cualquier proyecto.
El adaptador · específico por empresa
Dónde vive el material, con qué herramientas se accede a él, qué umbrales considera esa empresa de alto impacto y qué vocabulario y reglas propias aplica. Cambiar de empresa es cambiar el adaptador, no reescribir el sistema.
- 01Origen · el material del proyecto
- 02Reparto · el esqueleto de nueve secciones
- 03Propuesta · alcance y plan con su fuente
- 04Validación · la decisión del PM hace vigente la ficha
Modos cubiertos
- Nuevo proyecto
- Cambio
- Estado
- Cierre
Alcance · los cuatro modos con los que se recorre la vida de un proyecto
07
Preguntas
Preguntas sobre AI-PM
El material de los proyectos que queréis definir (propuestas, actas, correos, notas), un sitio acordado donde dejarlo y una persona que haga de PM y valide lo que el agente propone. Con eso se configura el adaptador de vuestra empresa y se arranca sobre un proyecto real.
Para definir el alcance del proyecto, extrae del material lo que ya está escrito. Lo que no está escrito, como el alcance que queda fuera, los supuestos y las concesiones, lo infiere y lo propone con su nivel de confianza y la fuente de la que sale. No lo afirma como hecho: lo deja para que el PM lo confirme o lo corrija. La promesa no es contentar a todos, sino llegar al mayor consenso posible con todas las concesiones a la vista.
Cuatro documentos. La ficha técnica del proyecto, con el alcance, las concesiones, los interlocutores, los riesgos y el plan en tareas estimadas a tres puntos. El documento de estado y vida, con el avance, las horas consumidas, los desvíos y el coste proyectado. El veredicto de un cambio de alcance. Y la memoria de cierre. Todo en Markdown, PDF, HTML y Excel, devuelto al canal del proyecto.
Primero mide cuánto de lo hecho sobrevive y clasifica el cambio en cuatro niveles, desde una aclaración que no toca el alcance hasta un giro que ya no es el mismo proyecto. Después entrega el desglose: qué tareas sobreviven, cuáles caen, cuáles nacen y cuánto retrabajo supone volver sobre lo ya hecho. Lo que está terminado no se re-estima nunca: rehacerlo aparece como tarea nueva, para que se vea lo que cuesta.
Del Excel de seguimiento que el PM deja en la carpeta del proyecto o le pasa por chat, y del fichero de horas del sistema de fichajes, que solo se incorporan solas cuando casan sin ambigüedad. Lo que el sistema no hace es deducir el avance de las horas gastadas: un parte de horas dice cuánto se ha trabajado, no si algo está terminado.
No: le quita la parte estructurada y repetitiva de las funciones del project manager. Aportar el material, confirmar los supuestos, aceptar las concesiones y validar el alcance siguen siendo suyos. Lo que cambia es el orden: la lectura, el reparto y el desglose se ejecutan solos, y el tiempo humano se concentra en las decisiones en lugar de en releer y rehacer plantillas.
Solo a la carpeta del proyecto donde el PM deja el material, y con la identidad del propio PM: no alcanza nada que él no alcance. No entra en el correo, ni en el calendario, ni en los chats, ni vigila carpetas por su cuenta. Cada ciclo lo dispara una persona.
08
Enlaces